Kanslichef till avdelningen för myndighetsstyrning och stöd

Pensionsmyndighetens avdelning för myndighetsstyrning och stöd (MSS) söker nu en gruppchef, tillika chef för avdelningens kanslifunktion. Ditt uppdrag är att tillsammans med kansliets medarbetare stödja avdelningschefen i att leda verksamheten mot uppsatta mål men också driva flera egna ansvarsområden. Om jobbet MSS kansli är stabs- och ledningsstödsfunktion till avdelningschefen och i förekommande fall till övriga enhetschefer på avdelningen. Uppdraget är brett och du måste ha mycket god förståelse för hur en myndighet styrs, leds och följs upp. MSS består av centrala funktioner för GD-stab, HR, säkerhetsfrågor, ekonomi- och verksamhetsstyrning, strategisk utveckling, inköp, fastighetsfrågor, arkivhantering, riskfrågor med mera. Under våren 2025 skedde en större omorganisation inom myndigheten och så även inom MSS. Kanslifunktionen är ny och fortfarande till del under uppbyggnad och etablering. I nuläget består kansliet av kanslichefen och tre medarbetare som kanslichefen är personalansvarig chef för. Som stöd till kansliet finns även verksamhetscontroller och finansiell controller. Kanslichefen rapporterar till avdelningschefen och ingår i avdelningens ledningsgrupp. Arbetet innebär till huvudsak att stödja avdelningschefen med föredragning och beredning av olika underlag, beslut, remisser, rapporter etc. MSS driver också flera olika egna uppdrag som ofta samordnas, stöttas eller följs upp av kansliet. Kansliet bemannar också MSS funktionsbrevlåda och besvarar/hanterar löpande förfrågningar och samordningsbehov. Kanslichefen samordnar också avdelningschefens beslutsberedningar och bistår i planering av agendor med mera för avdelningens ledningsgruppsmöten. Kansliet och kanslichefen har även en viktig roll i att stödja myndighetens verksamhetsplanering, månadsrapportering och arbete med årsredovisning. Som kanslichef kommer du ofta att företräda avdelningschefen i olika forum, uppdrag, arbetsgrupper och möten varför dina personliga egenskaper att etablera och vidmakthålla goda kontakter inom och utom myndigheten är viktigt för oss och något vi kommer lägga särskild vikt vid i rekryteringen. Du ska också självständig kunna driva olika uppdrag och gemensamma beredningar tillsammans med medarbetare från andra avdelningar. Kanslifunktionen ansvarar också för att ha ett övergripande perspektiv på avdelningens utvecklingsbehov och förvaltning av olika it-system där Pensionsmyndigheten arbetar enligt agila principer baserat på SAFe-ramverket. I uppdraget ingår även att planera och samordna vissa avdelningsgemensamma aktiviteter som t.ex. avdelningsmöten och avdelningsdagar. Din profil Du har akademisk utbildning inom samhällsvetenskapligt ämne eller motsvarande erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som relevant för tjänsten. Utöver det har du flera års erfarenhet från att ha jobbat med myndighetsövergripande strategisk styrning, uppföljning, planering och ledning i kunskapsintensiv verksamhet med stora och komplexa ärendeflöden och systemmiljöer. Du är trygg och navigerar säkert när det kommer till intern styrning och kontroll, formalia, styrdokument och regelverk. Du har vidare goda kunskaper i svenska, i tal och skrift. Du har vana av arbete i team och tvärfunktionella virtuella miljöer där du leder eller samarbetar med professionella och självständiga medarbetare. Du ska ha erfarenhet av operativt och strategiskt utvecklings- och förändringsarbete i myndighet med stora och komplexa ärendeflöden. Vi ser det som meriterande om du har erfarenhet av agila arbetssätt och har arbetat med styrning och uppföljning av utvecklingsarbete på övergripande myndighetsnivå inom staten. Du har mycket väl utvecklad förmåga att utreda, bereda och föredra komplexa frågor på strategisk och myndighetsövergripande nivå. Du har god stilistisk förmåga och kan snabbt omsätta komplexa informationsmängder till kortfattade och kärnfulla föredragningar och presentationer. Det är särskilt meriterande med Tidigare chefs/ledarerfarenhet  Kunskap och erfarenhet från strategisk planering, styrning och uppföljning på central myndighetsnivå inom socialförsäkringsområdet. Erfarenhet från utveckling och förvaltning av it-system inom myndigheter, t.ex. som business owner eller product owner. Egenskaper Du har omvittnat goda samarbets- och ledaregenskaper. Du är trygg i dig själv, din kompetens och uppfattas som stabil och prestigelös med god självinsikt. Du har en god analytisk förmåga att sortera i stora mängder information och konkretisera det som är väsentligt och tidskritiskt. Du är van att planera, strukturera uppdrag och arbete, även under tidspress. Att agera, våga ta initiativ och gärna förekomma problem med kreativa lösningar behöver känneteckna din roll som kanslichef. Du har mycket god förmåga att samarbeta nära verksamheten och bygga långsiktiga relationer både internt och externt. Din sociala förmåga och lyhördhet för att skapa goda relationer är utmärkande för dig, liksom att du är kommunikativ och trivs att arbeta mot flera kontaktytor inom en organisation och med andra myndigheter. Det är därför viktigt att du kan samarbeta med många olika personlighetstyper med en förmåga att finna lösningar som driver frågor och leveranser framåt i en miljö med högt tempo. Vi lägger därför stor vikt vid dina personliga egenskaper och lämplighet för rollen. För att trivas i rollen som chef och ledare hos oss är det viktigt att du har god kommunikativ förmåga och ett coachande förhållningssätt samt är trygg med att leda kvalificerade medarbetare som är experter i sina roller. Du ska kunna förmedla tydliga förväntansbilder och målsättningar för dina medarbetare så att kanslifunktionen som helhet blir en väl fungerande och effektiv stödfunktion för avdelningen och avdelningschefen. Vi erbjuder Du kan läsa mer om våra förmåner och hur det är att jobba hos oss här. Bra att veta Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid, vi tillämpar 6 månaders provanställning. Resor i tjänsten förekommer. Anställningen kan komma att placeras i säkerhetsklass. Din ansökan Vi jobbar kompetensbaserat i hela processen och är måna om en inkluderande, rättvis, objektiv och kandidatvänlig process. Därför ber vi dig att besvara ett antal urvalsfrågor istället för att be om personligt brev. Vi kan komma att använda oss av arbetspsykologiska tester. Har du skyddade personuppgifter kontakta rekryterande chef som hjälper dig med din ansökan.