Senior Administratör/Koordinator- Start 1/7

Vi söker nu en strukturerad och självgående administrativ koordinator som vill vara med och bidra till en smidig och effektiv kontorsverksamhet. I denna roll spelar du en central roll i att stötta ledningsgruppen inom administration och affärsutveckling, samt bistå inom HR, ekonomi, inköp och säkerhet.

Tjänsten innebär planering och genomförande av olika administrativa projekt. Du har ett analytiskt förhållningssätt och kan identifiera förbättringsmöjligheter inom administrativa processer som påverkar hela organisationen. Du samarbetar nära platsansvarig och fungerar som en nyckelperson för att verksamheten på kontoret ska flyta på smidigt.

• Skapa och uppdatera inköpsordrar för kontors- och fastighetsrelaterade inköp
• Hantera inkommande fakturor via post och e-post: kontering, skanning och kontakt med ekonomiavdelningen
• Stöd i onboarding och offboarding av medarbetare
• Administrativt stöd till platsansvarig och ledningsgrupp
• Kontaktperson för säkerhetsfrågor – ID-kort, besökshantering, säkerhetsrutiner
• Välkomna besökare och hantera besökspass
• Koordinera interna och platsövergripande möten
• Hantera inkommande och utgående försändelser enligt gällande regler och dokumentation
• Säkerställa tillgång till kontorsmaterial
• Organisera interna och externa event
• Boka möten, hantera inbjudningar, catering och lokaler
• Administrera resor, bl.a. skapa reseprofiler för nya medarbetare
• Stöd i processutveckling och uppdatering av interna system
• Koordinera och hantera dagliga kontorsfrågor, inklusive städning, underhåll och kontakt med fastighetsförvaltare
• Ansvara för mötesrummens skick
• Genomföra säkerhetsronder och följa upp åtgärder
• Delta i lokalt trivsel- och aktivitetsarbete

• Stark kommunikativ förmåga och lätt för att bygga relationer
• God samarbetsförmåga och vana att arbeta i team
• Mycket god skriftlig och muntlig kommunikation på både svenska och engelska
• Öga för detaljer, är noggrann och strukturerad
• Förmåga att ta ansvar, anpassa dig vid förändringar och arbeta självständigt
• Tidigare erfarenhet av liknande administrativ roll, gärna i nära stöd till chefer
• Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) samt Teams

En varierad roll i en dynamisk arbetsmiljö där du får möjlighet att bidra till förbättringar och vara ett viktigt stöd för både ledning och kollegor. Du blir en del av ett engagerat och samarbetsinriktat team där din insats gör skillnad.

Som konsult hos oss får du inte bara ett spännande uppdrag – du blir också en del av en trygg och engagerad arbetsgivare. Vi erbjuder en långsiktig anställning med kollektivavtal och förmåner som fokuserar på både kompetensutveckling och välmående. Du har en nära och kontinuerlig dialog med din konsultchef för att säkerställa att du trivs, utvecklas och får det stöd du behöver i uppdraget.

Har du frågor om tjänsten? Tveka inte att höra av dig till mig på Fredrik.Hovstadius@jobsolution.se.