Verksamhetsassistent

Sjukhusen i väster är en förvaltning inom Västra Götalandsregionen och består av fyra sjukhus – Alingsås lasarett, Angereds närsjukhus, Högsbo närsjukhus och Kungälvs sjukhus. Cirka 3000 medarbetare arbetar varje dag hos oss för att ge en god och säker specialistsjukvård av högsta kvalitet. Beskrivning Psykiatrin inom Sjukhusen i väster innehåller både barn- och ungdomspsykiatri och vuxenpsykiatri. Öppenvårdsmottagningar för vuxna finns i Kungälv, Älvängen och Stenungsund och för barn och unga i Kungälv och Stenungsund. Slutenvård och akutmottagning för vuxna finns på Kungälvs sjukhus samt en mottagning med särskilt vårduppdrag vid Angereds närsjukhus. Verksamheten har ett brett specialistpsykiatriskt uppdrag. Arbetsuppgifter Som verksamhetsassistent har du ett nära samarbete med verksamhetschef och övriga lednings- och stödfunktioner. Du är en del av ledningsgruppen och samordnar den del av verksamhetens administration som inte är patientnära. Inom förvaltningen finns ett nätverk för verksamhetsassistenter för alla verksamhetsområden. Som verksamhetsassistent stöttar du verksamhetschefen i det dagliga arbetet och bistår i arbete med underlag för utredningar, rapporter, statistik och presentationsmaterial. I uppdraget ingår att förbereda och följa upp beslut och åtgärder efter möten, skriva kallelser, mötesanteckningar och protokoll för verksamhetsledning, MBL och skyddskommitté och andra eventuellt förekommande möten. Arbetsuppgifterna ligger inom flera områden. Verksamhetsassistenten är superuser och administratör för verksamhetens SharePoint-ytor för styrande och stödjande dokument. Det ingår även att vara support för verksamhetens medarbetare och enheternas ytor och ansvara för verksamhetens intranät. Verksamhetsassistenten är arkivredogörare, vilket innebär att du är verksamhetsområdets kontaktperson i arkivfrågor. I det ingår ett övergripande ansvar för att verksamhetens dokument hanteras i enlighet med gällande lagar och riktlinjer och att diarieföra en del av verksamhetens allmänna handlingar. För dessa områden finns support och möjlighet till stöd i att lära sig det som är nytt. I arbetsuppgifterna ingår att ansvara för och utveckla verksamhetens administrativa processer. Det ingår också praktiska uppgifter kring arrangemang av verksamhetsledning och andra större möten som du planerar tillsammans med verksamhetschef och övriga stödfunktioner.   Den nära arbetsgruppen består av verksamhetsutvecklare, läkarchefer och verksamhetschef. Vi sitter nära varandra i vardagen och har mycket kontakt. Kvalifikationer I verksamheten är du ensam i din funktion men har samarbetsytor över hela verksamheten, inom övriga sjukhuset och mot omvärlden. Du behöver därför ha lätt att ta kontakt och vara lätt att kontakta. Dokumentation av möten är en viktig del även om den inte tar så stor del av tiden. Du behöver ha lätt att sammanfatta och att uttrycka dig i skrift. Vi söker dig som tycker om administration, att hålla ordning på dokument, både papper och digitalt, och som samtidigt har lätt att kommunicera.  Du är van att hantera olika digitala system och program och räds inte att med stöd av kollegor och utbildningsansvariga lära dig nya. Du behöver ha relevant utbildning för tjänsten, inom administration eller kommunikation. Personlig lämplighet är viktigt. Personligt Din närmaste chef är verksamhetschefen som inte alltid är på plats. Du behöver kunna ta eget ansvar för dina arbetsfält och att utveckla ditt eget arbete. Det är ett jobb som kan vara både roligt och intressant, där man blir insatt i verksamheten och får samarbeta med många olika personer och funktioner. Övrigt Urval och intervjuer sker löpande. Kontakt Om du har frågor är du välkommen att höra av dig till verksamhetschef Eva Blixt, telefon 070-383 11 69. Välkommen med din ansökan! Om Västra Götalandsregionen Västra Götalandsregionen finns till för människorna i Västra Götaland. Vi ser till att det finns god hälso- och sjukvård för alla. Vi arbetar för en hållbar utveckling och tillväxt, bra miljö, förbättrad folkhälsa, ett rikt kulturliv och goda kommunikationer i hela Västra Götaland. Västra Götalandsregionen arbetar aktivt för att digitalisera fler arbetssätt. För att vara en del av den digitala omvandlingen har du med dig grundläggande färdigheter och kan använda digitala verktyg och tjänster. Du kan söka information, kommunicera, interagera digitalt, är riskmedveten och har motivation att delta i utvecklingen för att lära nytt. Västra Götalandsregionen krigsplacerar alla tillsvidareanställda medarbetare. Vill du veta mer om Västra Götalandsregionen kan du besöka vår introduktion till nya medarbetare på länken https://www.vgregion.se/introduktion.  Du kan även läsa mer i presentation om https://mellanarkiv-offentlig.vgregion.se/alfresco/s/archive/stream/public/v1/source/available/sofia/rs4011-467070786-672/surrogate. Ansökan Västra Götalandsregionen ser helst att du registrerar din ansökan via rekryteringssystemet. Om du som sökande har frågor om den utannonserade tjänsten eller av särskilda och speciella skäl inte kan registrera dina uppgifter i ett offentligt system - kontakta kontaktperson för respektive annons. Till bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag samt andra externa aktörer och försäljare av ytterligare jobbannonser. Västra Götalandsregionen har upphandlade avtal.